Hóa đơn điện tử là gì? 20 điều doanh nghiệp cần biết về hóa đơn điện tử

0
(0)

Hóa đơn điện tử là gì? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những điều cần biết về hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 điều 3 thông tư 32/2011/TT-BTC:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử là gì?

Việc áp dụng hóa đơn điện tử được dựa trên các căn cứ pháp lý sau:
Các văn bản do chính phủ ban hành:
– Luật Giao dịch điện tử 2005.
– Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
– Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
– Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
– Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.
Các văn bản do bộ tài chính ban hành:
– Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế là gì?

Theo khoản 2 điều 3 nghị định 123/2020/NĐ-CP:
a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử ở đâu?

Có 2 cách tra cứu thông tin hóa đơn điện tử:
Tra cứu trên hệ thống Viettel SInvoice đối với khách hàng sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của Viettel.
Tra cứu thông qua hệ thống của tổng cục thuế.

Điều kiện tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng là gì?

Theo điều 5 thông tư 32/2011/TT-BTC:
Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:
– Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.
– Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
– Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
– Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
– Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .
– Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
– Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

Điều kiện tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng là gì?

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Hóa đơn điện tử gồm những loại nào?

Hóa đơn điện tử thường gồm những loại sau:
Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng: là loại hóa đơn được áp dụng với các tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ, hàng hóa mà thực hiện kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
Hóa đơn bán hàng: là loại hóa đơn được áp dụng với những tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ.
Hóa đơn bán tài sản công: là loại hóa đơn được sử dụng khi thực hiện bán những loại tài sản công tại cơ quan nhà nước, tổ chức đơn vị, tài sản kết cầu hạ tầng, tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước…
Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia: là loại hóa đơn được lập bởi đơn vị dự trữ khi bán hàng dự trữ quốc gia, ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: được sử dụng trong các trường hợp như: xuất hàng đi gia công, xuất, điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị, chi nhánh hạch toán phụ thuộc với nhau…
Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý: được sử dụng khi gửi hàng từ kho tổng đến đại lý bán hàng.

Hóa đơn điện tử cần có những nội dung gì?

Hóa đơn điện tử cần có những nội dung sau:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
– Tên, mã số thuế, địa chỉ của bên bán và bên mua.
– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
– Chữ ký số của người bán và chữ ký số của người mua (trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán).

Ý nghĩa của hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, chi phí lưu trữ và vận chuyển so với hóa đơn giấy. Tránh rủi ro về việc cháy, hỏng, mất hóa đơn.
Tiết kiệm thời gian vận chuyển hóa đơn trong trường hợp khách hàng ở xa.
Giảm thiểu thủ tục hành chính rườm rà. Hóa đơn điện tử được tổng cục thuế phê duyệt rất nhanh, có thể gửi cho khách hàng nhanh chóng.
Hóa đơn điện tử có mã được lưu lại trên hệ thống của tổng cục thuế nên bộ phận kế toán không cần báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn như là hóa đơn giấy.
Khách hàng có thể dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn điện tử trên website của tổng cục thuế, vì vậy hóa đơn điện tử không thể bị giả mạo.

Chữ ký số là gì? Bên mua có cần ký vào hóa đơn điện tử hay không?

Chữ ký số là một dạng chữ ký để ký vào những tài liệu điện tử. Chữ ký số gồm 2 phần là khóa công khai (public key) và khóa bí mật (private key). Khóa bí mật được cá nhân, tổ chức sử dụng để ký vào tài liệu điện tử. Khóa công khai được bất kỳ cá nhân, tổ chức nào khác sử dụng để giải mã tài liệu. Nếu một tài liệu có thể được giải mã bởi khóa công khai của một cá nhân, tổ chức, tài liệu đó chắc chắn đã được cá nhân, tổ chức đó ký xác nhận.
Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần kê khai thuế thì không cần ký vào hóa đơn điện tử.
Trường hợp người mua là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu… thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người mua.
Hóa đơn mua hàng là hóa đơn điện, nước, viễn thông không nhất thiết phải có chữ ký của người mua vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được tổng cục thuế và pháp luật công nhận.

Thời điểm nào doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
Vậy thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử là ngày 01 tháng 7 năm 2022.
Ngoài ra theo Điều 60 của Nghị định này thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2022.

Hóa đơn điện tử có cần in ra không?

Bình thường hóa đơn điện tử không cần in ra. Theo Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khi có yêu cầu thì hóa đơn điện tử mới cần được in ra.

Quy định mới về hóa đơn điện tử năm 2022 là gì?

Theo Quyết định số 206/QĐ-BTC của Bộ Tài chính:
Triển khai áp dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên địa bàn 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương theo danh sách tại phụ lục đính kèm (trừ một số trường hợp không đủ điều kiện theo quy định). Thời gian thực hiện từ tháng 04/2022.

Xuất hóa đơn điện tử như thế nào?

Với mỗi tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử sẽ có một cách xuất hóa đơn điện tử khác nhau.
Đọc bài viết sau để biết cách xuất hóa đơn điện tử trên hệ thống Viettel SInvoice.

Xem hóa đơn điện tử đã tải về máy như thế nào?

Giải nén file .zip đã tải về máy. Xem hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml hoặc .pdf bằng trình duyệt web như Google Chrome.

Hóa đơn điện tử có liên không?

Hóa đơn điện tử không có khái niệm “liên”. Bên bán, bên mua, và cơ quan thuế cùng sử dụng hóa đơn trên một phiên bản điện tử duy nhất.

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai như thế nào?

Mời đọc bài viết sau để biết cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai.

Khách hàng kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?

– Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai bình thường như với hóa đơn giấy.
– Khách hàng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn được chuyển ra dạng giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán hóa đơn bằng những hình thức nào?

Bên mua có thể thanh toán bằng những hình thức giống với thanh toán hóa đơn giấy:
– Tiền mặt
– Chuyển khoản
– Thẻ tín dụng
– Các hình thức khác
Về thời điểm thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua và bên bán thỏa thuận với nhau để thống nhất.

Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC:
Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng HĐĐT để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ HĐĐT theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ HĐĐT theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của HĐĐT.
Như vậy, việc lưu trữ hóa đơn điện tử tuân theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm.

hóa đơn điện tử là gì
Hóa đơn điện tử Viettel
hóa đơn điện tử viettel
Dịch vụ hóa đơn điện tử Viettel

Bạn thấy bài viết này có bổ ích không?

Bấm vào ngôi sao để đánh giá!!

Điểm đánh giá trung bình 0 / 5. Số lượng đánh giá: 0

Chưa có ai đánh giá bài viết này! Hãy là người đầu tiên đánh giá.