hóa đơn

Hóa đơn

0
(0)

Hóa đơn là một chứng từ thương mại do người bán phát hành cho người mua liên quan đến giao dịch mua bán và cho biết sản phẩm, số lượng và giá cả đã thỏa thuận cho các sản phẩm hoặc dịch vụ mà người bán đã cung cấp cho người mua.

Các điều khoản thanh toán thường được ghi trên hóa đơn. Những điều này có thể quy định rằng người mua có số ngày tối đa để thanh toán và đôi khi được giảm giá nếu thanh toán trước ngày đến hạn. Người mua có thể đã thanh toán cho các sản phẩm hoặc dịch vụ được liệt kê trên hóa đơn. Để tránh nhầm lẫn và hậu quả là những thông tin liên lạc không cần thiết từ người mua đến người bán, một số người bán ghi rõ ràng bằng chữ cái lớn và/hoặc chữ in hoa trên hóa đơn xem nó đã được thanh toán hay chưa.

Theo quan điểm của người bán, hóa đơn là hóa đơn bán hàng. Theo quan điểm của người mua, hóa đơn là hóa đơn mua hàng. Chứng từ cho biết người mua và người bán, nhưng hóa đơn kỳ hạn cho biết tiền đang nợ hoặc đang nợ.

Trong Liên minh Châu Âu, hóa đơn chủ yếu được định nghĩa về mặt pháp lý theo chỉ thị về VAT của EU như một chứng từ kế toán (để xác minh báo cáo thuế và VAT) và thứ hai là tài liệu về luật Dân sự (thông luật).

Hóa đơn

Một hóa đơn điển hình thường bao gồm:

  • Từ khóa hóa đơn (hoặc hóa đơn thuế)
  • Một số tham chiếu duy nhất (trong trường hợp có thư từ về hóa đơn)
  • Ngày của hóa đơn
  • Điều kiện tín dụng
  • Số tiền thuế, nếu có liên quan (ví dụ: GST hoặc VAT)
  • Tên và chi tiết liên hệ của người bán
  • Chi tiết về thuế hoặc đăng ký công ty của người bán, nếu có liên quan, ví dụ: ABN cho các doanh nghiệp Úc hoặc số VAT cho các doanh nghiệp ở EU
  • Tên và chi tiết liên hệ của người mua
  • Ngày gửi hoặc giao hàng hóa hoặc dịch vụ
  • Số đơn đặt hàng (hoặc các số theo dõi tương tự do người mua yêu cầu được đề cập trên hóa đơn)
  • Mô tả các sản phẩm
  • Đơn giá của sản phẩm, nếu có liên quan
  • Tổng số tiền được tính bằng đơn vị tiền tệ (ký hiệu hoặc chữ viết tắt)
  • Điều khoản thanh toán (bao gồm một hoặc nhiều phương thức thanh toán được chấp nhận, ngày dự kiến thanh toán và chi tiết về các khoản phí thanh toán chậm, tức là các khoản thanh toán được thực hiện sau ngày này)
  • Thông tin chi tiết nâng cao (bao gồm số xe, số LR, ngày LR, phương thức vận chuyển, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, trọng lượng bì, thời gian vận chuyển, loại hàng hóa, tên tài xế, số liên hệ lái xe…)

Ở các quốc gia nơi chuyển khoản ngân hàng là phương thức thanh toán nợ được ưa chuộng, hóa đơn in ra sẽ chứa số tài khoản ngân hàng của chủ nợ và thường là mã tham chiếu được chuyển cùng với giao dịch xác định người thanh toán.

Cơ quan Hậu cần Quốc phòng Hoa Kỳ yêu cầu mã số chủ nhân trên hóa đơn.

Liên minh Châu Âu yêu cầu mã số VAT (thuế giá trị gia tăng) cho các hóa đơn VAT chính thức, tất cả các doanh nghiệp đã đăng ký VAT đều phải cấp cho khách hàng của họ. Ở Vương quốc Anh, số này có thể bị bỏ qua trên hóa đơn nếu trên hóa đơn có dòng chữ “đây không phải là hóa đơn VAT”. Hóa đơn như vậy được gọi là hóa đơn chiếu lệ và không phải là hóa đơn thay thế đầy đủ cho hóa đơn VAT đầy đủ cho khách hàng đã đăng ký VAT.

Tại Canada, số đăng ký cho mục đích GST phải được cung cấp cho tất cả các nguồn cung cấp trên $30 do một nhà cung cấp đã đăng ký thực hiện để yêu cầu khấu trừ thuế đầu vào.

Ủy ban UNECE về Thương mại cũng đưa ra các khuyến nghị về hóa đơn sử dụng trong thương mại quốc tế, trong đó có mô tả chi tiết hơn về khía cạnh hậu cần của hàng hóa và do đó có thể thuận tiện cho các thủ tục hải quan và hậu cần quốc tế.

hóa đơn điện tử viettel
Hóa đơn điện tử Viettel

Liên minh Châu Âu

Định nghĩa về hóa đơn VAT của Liên minh Châu Âu

Trong chỉ thị về Thuế Giá trị Gia tăng của Liên minh Châu Âu, Điều 226 đưa ra định nghĩa ngắn gọn về hóa đơn trong các quốc gia thành viên của Liên minh Châu Âu.

Không ảnh hưởng đến các quy định cụ thể được nêu trong Chỉ thị này, chỉ những chi tiết sau được yêu cầu cho mục đích VAT trên các hóa đơn được xuất theo Điều 220 và 221:

  1. ngày phát hành
  2. một số tuần tự, dựa trên một hoặc nhiều chuỗi, xác định duy nhất hóa đơn
  3. mã số thuế GTGT nêu tại Điều 214 mà người chịu thuế đã cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ
  4. mã số VAT của khách hàng, như được đề cập tại Điều 214, theo đó khách hàng đã nhận được một nguồn cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ mà anh ta phải chịu thuế VAT, hoặc nhận được một nguồn cung cấp hàng hóa được đề cập tại Điều 138
  5. tên đầy đủ và địa chỉ của người chịu thuế và của khách hàng
  6. số lượng và bản chất của hàng hóa được cung cấp hoặc mức độ và bản chất của các dịch vụ được cung cấp
  7. ngày mà việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ được thực hiện hoặc hoàn thành hoặc ngày mà khoản thanh toán trên tài khoản được đề cập ở điểm (4) và (5) của Điều 220, cho đến nay có thể được xác định và khác với ngày phát hành hóa đơn
  8. số tiền chịu thuế trên mỗi suất hoặc mức miễn thuế, đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT và bất kỳ khoản chiết khấu hoặc giảm giá nào nếu chúng không được bao gồm trong đơn giá
  9. thuế suất VAT được áp dụng
  10. số thuế GTGT phải trả, ngoại trừ trường hợp áp dụng một thỏa thuận đặc biệt, theo đó, theo Chỉ thị này, chi tiết như vậy được loại trừ
  11. trong trường hợp được miễn trừ, tham chiếu đến điều khoản hiện hành của Chỉ thị này, hoặc điều khoản quốc gia tương ứng, hoặc bất kỳ tham chiếu nào khác chỉ ra rằng việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ được miễn trừ

Định nghĩa về biên lai VAT của Liên minh Châu Âu (hóa đơn đơn giản)

Điều 226b của Chỉ thị về VAT của Liên minh Châu Âu là một định nghĩa ngắn gọn về biên lai trong các quốc gia thành viên của Liên minh Châu Âu.

Liên quan đến hóa đơn giản lược được phát hành theo Điều 220a và Điều 221 (1) và (2), các Quốc gia Thành viên phải yêu cầu ít nhất các chi tiết sau:

  1. ngày phát hành
  2. nhận dạng đối tượng chịu thuế cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ (mã số VAT)
  3. xác định loại hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp
  4. số tiền VAT phải trả hoặc thông tin cần thiết để tính toán nó
  5. trong đó hóa đơn được phát hành là một tài liệu hoặc thông điệp được coi là hóa đơn theo Điều 219, tham chiếu cụ thể và rõ ràng đến hóa đơn ban đầu đó và các chi tiết cụ thể đang được sửa đổi

Họ có thể không yêu cầu thông tin chi tiết trên các hóa đơn ngoài những hóa đơn được đề cập trong các Điều 226, 227 và 230.

Văn phòng thuế Úc định nghĩa về hóa đơn thuế

Bạn có thể tìm thấy thông tin chi tiết về các yêu cầu của Văn phòng Thuế Úc (ATO) đối với hóa đơn thuế trên trang web của họ.

Đối với tất cả các mục đích GST, người bán phải xuất hóa đơn thuế cho người mua bất kể việc bán hàng bao gồm tiền mặt hay tín dụng. Do đó, hóa đơn thuế ở Úc đóng vai trò như một hóa đơn cũng như một biên lai theo nghĩa thông thường. Các từ “đã trả” hoặc “phải trả” phân biệt ý nghĩa. Hóa đơn thuế phải có bảy điều kiện theo Luật Thuế GST.

Biến thể của hóa đơn

Có các loại hóa đơn:

  • Hóa đơn chiếu lệ – Trong ngoại thương, hóa đơn chiếu lệ là một chứng từ nêu rõ cam kết của người bán về việc cung cấp hàng hóa cụ thể cho người mua với mức giá cụ thể. Nó thường được sử dụng để khai báo giá trị cho hải quan. Nó không phải là một hóa đơn thực tế, và do đó người bán không ghi hóa đơn chiếu lệ như một tài khoản phải thu và người mua không ghi hóa đơn chiếu lệ như một tài khoản phải trả. Người bán không phát hành hóa đơn chiếu lệ cho đến khi người bán và người mua đồng ý với các điều khoản của đơn đặt hàng. Trong một số trường hợp, hóa đơn chiếu lệ được phát hành để yêu cầu người mua thanh toán trước, để cho phép bắt đầu sản xuất hoặc để bảo đảm cho hàng hóa được sản xuất.
  • Thư báo ghi có – Nếu người mua trả lại hàng hóa, người bán thường phát hành thư báo ghi có với số tiền bằng hoặc thấp hơn hóa đơn, sau đó hoàn lại tiền cho người mua hoặc người mua có thể áp dụng thư báo ghi có đó cho một hóa đơn khác.
  • Hóa đơn thương mại – một mẫu tờ khai hải quan được sử dụng trong thương mại quốc tế mô tả các bên liên quan đến giao dịch vận chuyển, hàng hóa được vận chuyển và giá trị của hàng hóa. Đây là tài liệu chính được hải quan sử dụng và phải đáp ứng các yêu cầu hải quan cụ thể, chẳng hạn như số Hệ thống hài hòa và quốc gia sản xuất. Nó được sử dụng để tính toán thuế quan.
  • Thư báo ghi nợ – Khi một công ty không thanh toán hoặc thanh toán thiếu hóa đơn, thông lệ phổ biến là phát hành thư báo ghi nợ cho số dư và bất kỳ khoản phí trả chậm nào còn nợ. Về chức năng, thư báo ghi nợ giống với hóa đơn.
  • Hóa đơn tự lập – Hóa đơn tự lập được sử dụng khi người mua xuất hóa đơn cho họ (ví dụ: theo mức tiêu thụ mà anh ta đang lấy ra từ kho hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý). Người mua (tức là người phát hành) nên coi hóa đơn như một khoản phải trả và người bán nên coi hóa đơn đó như một khoản phải thu. Nếu có thuế bán hàng, ví dụ: VAT hoặc GST, khi đó người mua và người bán có thể cần điều chỉnh tài khoản thuế của mình theo quy định của pháp luật về thuế. Theo Điều 224 của Chỉ thị về VAT của Liên minh Châu Âu, chỉ có thể sử dụng quy trình tự lập hóa đơn “nếu có thỏa thuận trước giữa hai bên và với điều kiện là nhà cung cấp có quy trình chấp nhận từng hóa đơn”. Thỏa thuận tự lập hóa đơn thường sẽ quy định nhà cung cấp không được xuất hóa đơn bán hàng của chính họ.
  • Quyết toán biên nhận được đánh giá (ERS) – ERS là quy trình thanh toán hàng hóa và dịch vụ từ phiếu đóng gói chứ không phải từ chứng từ hóa đơn riêng biệt. Người nhận tiền sử dụng dữ liệu trong phiếu đóng gói để áp dụng cho các khoản thanh toán. “Trong giao dịch ERS, nhà cung cấp vận chuyển hàng hóa dựa trên Thông báo vận chuyển trước (ASN) và người mua, khi nhận được, xác nhận sự tồn tại của đơn đặt hàng hoặc hợp đồng tương ứng, xác minh danh tính và số lượng của hàng hóa, sau đó thanh toán nhà cung cấp.”
  • Bảng chấm công – Hóa đơn cho các dịch vụ theo giờ do các doanh nghiệp như luật sư và nhà tư vấn phát hành thường lấy dữ liệu từ bảng chấm công. Hóa đơn bảng chấm công cũng có thể được tạo bởi các Công ty cho thuê thiết bị đã hoạt động, nơi hóa đơn sẽ là sự kết hợp giữa phí dựa trên bảng chấm công và phí thuê thiết bị.
  • Sao kê – Bản sao kê định kỳ của khách hàng bao gồm số dư đầu kỳ, hóa đơn, thanh toán, thư báo ghi có, thư báo ghi nợ và số dư cuối kỳ cho tài khoản của khách hàng trong một khoảng thời gian cụ thể. Bảng sao kê hàng tháng có thể được sử dụng như một hóa đơn tóm tắt để yêu cầu một khoản thanh toán duy nhất cho các khoản phí hàng tháng đã tích lũy.
  • Thanh toán theo tiến độ được sử dụng để thanh toán một phần cho các hợp đồng mở rộng, đặc biệt là trong ngành xây dựng (xem Biểu giá trị).
  • Hóa đơn tập thể còn được gọi là lập hóa đơn hàng tháng ở Nhật Bản. Các doanh nghiệp Nhật Bản có xu hướng có nhiều đơn đặt hàng với số lượng nhỏ do hệ thống thuê ngoài (Keiretsu), hoặc yêu cầu kiểm soát hàng tồn kho ít hơn (Kanban). Để tiết kiệm công việc quản trị, việc lập hóa đơn thường được xử lý hàng tháng.
  • Lập hóa đơn liên tục hoặc định kỳ là tiêu chuẩn trong ngành cho thuê thiết bị, bao gồm cả cho thuê công cụ. Hóa đơn định kỳ được tạo theo chu kỳ trong suốt thời gian tồn tại của hợp đồng cho thuê. Ví dụ: nếu bạn thuê một máy đào từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 15 tháng 4, trong chu kỳ thanh toán khoản nợ hàng tháng theo lịch, bạn sẽ nhận được một hóa đơn vào cuối tháng Giêng, một hóa đơn khác vào cuối tháng Hai, một hóa đơn khác vào cuối tháng Ba và Hóa đơn cho thuê cuối cùng sẽ được tạo vào thời điểm tài sản được trả lại. Nguyên tắc tương tự sẽ được áp dụng nếu bạn được lập hóa đơn trước hoặc nếu bạn được lập hóa đơn vào một ngày cụ thể trong tháng.
  • Lập hóa đơn điện tử không nhất thiết giống như lập hóa đơn EDI. Hóa đơn điện tử theo nghĩa rộng nhất bao gồm EDI cũng như các thông điệp hóa đơn XML cũng như các định dạng khác như pdf. Về mặt lịch sử, các định dạng khác như pdf không được đưa vào định nghĩa rộng hơn về hóa đơn điện tử vì chúng không thể đọc được bằng máy và không thể đạt được các lợi ích về quy trình của một thông điệp điện tử. Tuy nhiên, khi các kỹ thuật trích xuất dữ liệu đã phát triển và khi các mối quan tâm về môi trường bắt đầu chi phối các trường hợp kinh doanh để thực hiện hóa đơn điện tử, các định dạng khác hiện được đưa vào định nghĩa rộng hơn.

Điện tử

Một số hóa đơn không còn ở dạng giấy nữa mà được chuyển bằng điện tử qua Internet. Việc chuyển tiền điện tử hoặc hóa đơn vẫn được in ra để lưu giữ hồ sơ giấy. Các tiêu chuẩn về lập hóa đơn điện tử rất khác nhau giữa các quốc gia. Các tiêu chuẩn Trao đổi Dữ liệu Điện tử (EDI) chẳng hạn như tiêu chuẩn EDIFACT của Liên hiệp quốc bao gồm các hướng dẫn về mã hóa tin nhắn cho hóa đơn điện tử. EDIFACT được theo dõi trong hóa đơn ngành chéo theo cú pháp UN/CEFACT ebXML.

EDIFACT

Tiêu chuẩn của Liên hợp quốc về hóa đơn điện tử (“INVOIC”) bao gồm các mã tiêu chuẩn để truyền thông tin tiêu đề (chung cho toàn bộ hóa đơn) và mã để truyền thông tin chi tiết cho từng mục hàng (sản phẩm hoặc dịch vụ). Tiêu chuẩn “INVOIC” cũng có thể được sử dụng để chuyển các thư báo ghi có và ghi nợ.

Trong luật của Liên minh Châu Âu đã được thông qua vào năm 2010 dưới dạng chỉ thị 2010/45/EU để tạo điều kiện thúc đẩy sự phát triển của Hóa đơn điện tử trên tất cả các quốc gia thành viên của nó. Luật này phục vụ cho các yêu cầu khác nhau về VAT và lập hóa đơn giữa các quốc gia trong Liên minh Châu Âu, ngoài việc lập pháp cho tính xác thực và tính toàn vẹn của hóa đơn được gửi dưới dạng điện tử. Người ta ước tính rằng chỉ riêng trong năm 2011, khoảng 5 triệu doanh nghiệp EU sẽ gửi Hóa đơn điện tử.

Đặc điểm kỹ thuật tích hợp nhóm ứng dụng mở từ OAGi

Định dạng thông báo XML cho hóa đơn điện tử đã được sử dụng kể từ khi XML ra đời vào năm 1998. Đặc điểm kỹ thuật tích hợp nhóm ứng dụng mở (OAGIS) đã bao gồm hóa đơn từ năm 2001. Nhóm ứng dụng mở (OAGi) có mối quan hệ làm việc với UN/CEFACT nơi OAGi và các thành viên của nó tham gia vào việc xác định nhiều thông số kỹ thuật về Công nghệ và Phương pháp. OAGi cũng bao gồm hỗ trợ cho các đặc tả Công nghệ và Phương pháp này trong OAGIS.

CEFACT và UBL

Có hai tiêu chuẩn dựa trên XML hiện đang được phát triển. Một là hóa đơn liên ngành đang được phát triển bởi cơ quan tiêu chuẩn của Liên hợp quốc UN/CEFACT và hóa đơn còn lại là Ngôn ngữ kinh doanh phổ thông (UBL) do Tổ chức phát triển tiêu chuẩn thông tin có cấu trúc (OASIS) phát hành. Việc triển khai hóa đơn dựa trên UBL là phổ biến, quan trọng nhất là trong khu vực công ở Đan Mạch vì đây là quốc gia đầu tiên mà pháp luật bắt buộc sử dụng UBL đối với tất cả các hóa đơn trong khu vực công. Các hoạt động triển khai tiếp theo đang được tiến hành ở các nước Scandinavia do kết quả của dự án North European Subset. Việc triển khai cũng đang được tiến hành ở Ý, Tây Ban Nha và Hà Lan (UBL 2.0) và với chính Ủy ban Châu Âu.

Công việc NES đã được chuyển giao cho Ủy ban Tiêu chuẩn hóa Châu Âu (CEN), cơ quan tiêu chuẩn của Liên minh Châu Âu), hội thảo CEN / BII, để mua sắm công ở Châu Âu. Kết quả của công việc đó là PEPPOL. Tại đó, các tài liệu đấu thầu UBL được thực hiện giữa các quốc gia Châu Âu khác nhau.

Một thỏa thuận đã được thực hiện giữa UBL và UN / CEFACT về sự hội tụ của hai tiêu chuẩn thông điệp XML với mục tiêu hợp nhất hai tiêu chuẩn thành một trước cuối năm 2009, bao gồm việc cung cấp đường dẫn nâng cấp cho các triển khai bắt đầu trong một trong hai tiêu chuẩn.

ISDOC

ISDOC là một tiêu chuẩn được phát triển ở Cộng hòa Séc như một định dạng chung cho hóa đơn điện tử. Vào ngày 16 tháng 10 năm 2008, 14 công ty và chính phủ Séc đã ký một tuyên bố sử dụng định dạng này trong vòng một năm cho các sản phẩm của họ.

hóa đơn điện tử Viettel
Hóa đơn điện tử Viettel SInvoice

Bạn thấy bài viết này có bổ ích không?

Bấm vào ngôi sao để đánh giá!!

Điểm đánh giá trung bình 0 / 5. Số lượng đánh giá: 0

Chưa có ai đánh giá bài viết này! Hãy là người đầu tiên đánh giá.